Cómo una gerente de acceso logró que un auditorio cansado dejara el celular para escucharla
El punto de partida
La protagonista de este caso es gerente de acceso en una compañía farmacéutica, con más de veinte años en la industria. Empezó en la fuerza de ventas, pasó por varias especialidades y llegó al área de acceso, donde trabaja con instituciones de salud. Su área es difícil de explicar: se mueve entre temas legales y de cumplimiento, y cada palabra se elige con cuidado porque puede malinterpretarse.
Participó en un programa de comunicación para su compañía que combinó un curso en línea por pasos semanales, desde la preparación de una presentación hasta cómo captar y mantener la atención de un auditorio, con sesiones individuales de coaching. Al empezar se mostró muy comprometida: programó de una vez todas sus sesiones semanales.
Lo que trabajó
Preparar antes de presentar. El programa arrancó con la idea de que buena parte del éxito de una presentación se decide antes de subir al escenario: tener claro el objetivo, a quién se le habla y cómo se va a abrir.
Captar la atención desde el inicio. El aprendizaje que más se le quedó fue que hay que llamar la atención con una historia o un momento interesante que conecte al auditorio con el tema, en lugar de entrar directo a la explicación.
Una oportunidad inesperada. En la convención anual de su compañía le avisaron a última hora que un proyecto nacional que ella había desarrollado había sido reconocido y que tenía que presentarlo, junto con dos compañeros, ante el resto de la organización. Usó en esa intervención lo trabajado en el programa: abrió contando lo que les había pasado y cómo lo habían hecho, antes de entrar al detalle.
La siguiente presentación. Con su coach también preparó otra presentación para las semanas siguientes, con la misma lógica: empezar con una historia que abra la conversación y capte la atención.
Los resultados
Lo que la participante reportó en la sesión posterior a la convención.
- Atención recuperada: el auditorio llegaba cansado de varias sesiones y muchos estaban en su teléfono. Contó que, cuando empezó a hablar, la gente volteó, dejó el celular y le puso atención.
- Comprensión de su área: varias personas se le acercaron después a felicitarla y a decirle que no sabían lo que hacía su equipo. Para ella era el objetivo más importante, porque su trabajo es difícil de explicar.
- Reconocimiento: recibió comentarios sobre la calidad de la presentación de parte de colegas de otras áreas.
- Su propia lectura: lo describió como un resultado organizacional: captó la atención y además logró que entendieran lo que quería comunicar.
Lectura del caso
Las áreas que trabajan con normas, contratos o reglas de cumplimiento suelen comunicar con mucha cautela, y esa cautela las vuelve invisibles dentro de su propia empresa. El caso muestra que se puede ser preciso y, al mismo tiempo, contar lo que pasó de forma que el auditorio quiera escuchar.
También muestra el valor de estar preparada para la oportunidad que no se planeó. Un aviso de último momento puede convertirse en el mejor escaparate para un equipo si quien presenta ya trae incorporadas las herramientas para hacerlo bien.